Revisione con IA: chiarezza, coerenza, sintesi (e una checklist)

In un'altra guida ho spiegato come scrivere atti amministrativi con l'aiuto dell'IA, con lo schema R-C-C-V-F. Qui faccio un passo diverso: ti mostro come farti aiutare a rileggere un atto che hai già scritto tu.

È un uso più prudente e non meno utile. Anzi, è quello da cui consiglio di partire a chi ha ancora qualche timore. Il materiale è tuo, quindi il modello non può inventarsi le norme: può solo segnalarti i problemi. L'IA diventa un secondo paio d'occhi su un testo che esiste già.

Prima si impara a scrivere con l'IA, poi a farsi aiutare nella revisione. La revisione è meno rischiosa della redazione perché parte da un testo nostro: il modello non produce, rilegge.

I tre criteri di revisione

Quando rileggo un atto, mio o di un collega, lo guardo da tre punti di vista, indipendenti tra loro:

• Chiarezza: controlla linguaggio, sintassi e ambiguità. La domanda è: si capisce, e nessuna frase si presta a due letture?
• Coerenza: controlla la logica interna, i riferimenti e le date. La domanda è: la premessa sostiene il dispositivo?
• Sintesi: controlla la lunghezza, le ripetizioni e le parti inutili. La domanda è: ogni periodo aggiunge qualcosa?

Il punto chiave è che ogni criterio si controlla a parte, con un prompt suo, perché ognuno chiede un'attenzione diversa. Messi insieme formano il triplo controllo redazionale che insegno in aula. Li vediamo uno alla volta, con il prompt che uso per ciascuno.

1. Chiarezza

Chiarezza non vuol dire semplificare. Un atto può essere chiaro anche con un lessico tecnico. Lo scopo non è perdere precisione, è togliere le ambiguità: i doppi sensi, i periodi che si allungano a cascata, le subordinate una dentro l'altra, le formule burocratiche che non dicono nulla.

Si lavora su tre livelli:

• Lessico: niente burocratese, ma i termini tecnici giusti restano. Serve equilibrio.
• Sintassi: frasi non troppo lunghe, con un soggetto chiaro e un verbo principale riconoscibile, senza subordinate a catena.
• Ambiguità: le espressioni che si possono leggere in due modi. Qui l'IA è molto brava, perché legge ogni periodo con un'attenzione che noi, dopo aver scritto tre cartelle, non abbiamo più.

Il prompt per la chiarezza

Il vincolo decisivo è che l'IA non riscrive l'atto. Ti restituisce un elenco di problemi, punto per punto, in tabella, e tu decidi intervento per intervento.

RUOLO: Sei un revisore esperto di atti amministrativi italiani.

CONTESTO: Devi revisionare un atto amministrativo individuandone i problemi di chiarezza linguistica, senza modificarne il contenuto giuridico.

COMPITO: Rivedi il seguente atto evidenziando: 1) frasi ambigue; 2) lessico inutilmente ostico; 3) periodi troppo lunghi.

VINCOLI: NON modificare riferimenti normativi. NON cambiare il dispositivo. Suggerisci sostituzioni mantenendo il registro amministrativo.

FORMATO: Tabella a 2 colonne: PUNTO PROBLEMATICO | PROPOSTA MIGLIORATIVA.

[ATTO DA RIVEDERE] [INCOLLA L'ATTO]

Una tabella così si usa subito: la scorri riga per riga, accetti o scarti ogni proposta e intervieni solo dove serve. Niente indicazioni vaghe del tipo «rifletti e migliora».

2. Coerenza

La coerenza è la cosa più difficile da verificare a occhio. Bisogna tenere a mente insieme premessa, dispositivo, norme richiamate, date e importi, e confrontarli tutti fra loro. Per questo l'IA è particolarmente utile: non si distrae e confronta ogni elemento con tutti gli altri.

Ci sono tre livelli, dal più al meno importante:

• Coerenza interna: la premessa sostiene il dispositivo? Quello che si è «considerato» deve ritrovarsi in quello che si «determina». Molti contenziosi nascono proprio qui.
• Coerenza esterna: l'atto rispetta le norme che richiama? Ne cita di abrogate, o di estranee al caso?
• Coerenza temporale: date e periodi devono tornare. Un atto non può venire prima del suo presupposto, e un termine non può chiudersi prima di aprirsi.

Il prompt per la coerenza tra premessa e dispositivo

È il prompt più investigativo dei tre. Anche qui il vincolo decisivo è che l'IA segnala e non modifica: ti consegna un elenco di problemi da valutare.

RUOLO: Sei un revisore esperto di logica giuridica degli atti amministrativi.

CONTESTO: Devi verificare se il dispositivo del seguente atto è coerente con quanto affermato nella premessa.

COMPITO: Segnala incongruenze logiche o normative tra premessa e dispositivo.

VINCOLI: NON proporre modifiche all'atto: solo segnalazione delle incongruenze. Ogni segnalazione deve essere ancorata a citazioni testuali.

FORMATO: Tabella a 4 colonne: INCONGRUENZA RILEVATA | PARTE DI PREMESSA | PARTE DI DISPOSITIVO | SUGGERIMENTO.

[ATTO DA VERIFICARE] [INCOLLA L'ATTO]

È il controllo che di solito chiederesti a un collega attento. L'IA lo fa in trenta secondi, senza cali di attenzione.

3. Sintesi

Nella PA la sintesi è una qualità che si sta riscoprendo. Per anni gli atti si sono allungati «per sicurezza», accumulando precedenti, considerati, formule di stile e argomenti ripetuti. Oggi sappiamo che un atto sintetico è più chiaro e anche più difendibile: ogni periodo che non aggiunge informazione può essere usato contro di noi quando l'atto viene interpretato.

La regola che seguo è che ogni periodo deve aggiungere informazione. Se non lo fa, si può tagliare. Sembra drastico, ma funziona.

Tre regole pratiche:

• Togli il superfluo: ripetizioni, formule di stile, considerazioni che non servono alla decisione.
• Conserva il rigore giuridico: i tagli non toccano i riferimenti normativi essenziali né la motivazione di merito.
• Non esagerare: oltre una certa soglia la sintesi comincia a tradire la sostanza.

Il prompt per ridurre l'atto del 30%

Qui il dato chiave è la percentuale di riduzione, che uso come parametro guida per l'IA.

RUOLO: Sei un revisore di testi amministrativi italiani specializzato in sintesi.

CONTESTO: Atto amministrativo troppo lungo, va asciugato senza perdere portata giuridica.

COMPITO: Riduci la lunghezza del seguente atto del 30% mantenendo: 1) tutti i riferimenti normativi; 2) la sequenza dispositiva; 3) la motivazione essenziale.

VINCOLI: NON eliminare riferimenti tecnici. NON tagliare i riferimenti normativi. NON cambiare la formula del dispositivo.

FORMATO: Versione sintetica integrata, pronta per sostituire l'originale.

[ATTO DA SINTETIZZARE] [INCOLLA L'ATTO]

Dopo averlo provato su decine di atti reali, sulla percentuale ho imparato questo:

• Sotto il 20% il risultato cambia poco: conviene riscrivere a mano.
• Tra il 25% e il 35% è la misura giusta: si tolgono le vere ridondanze senza toccare la sostanza.
• Sopra il 50% la sintesi tradisce: l'IA elimina parti che a una rilettura umana si rivelano necessarie.

La checklist redazionale

L'ultimo strumento è forse il più utile di tutti, e non dipende dall'IA. Funziona sempre, che l'atto l'abbia scritto tu o l'abbia generato il modello. È il tuo autocontrollo prima della firma.

Svolge quattro funzioni:

1. Autocontrollo prima della firma: una rilettura ordinata che viene prima della firma digitale.
2. Meno errori e meno rilavorazioni: intercetta in anticipo i problemi che altrimenti uscirebbero in revisione, in Giunta o in un contenzioso.
3. Qualità uniforme nell'ufficio: tutti usano gli stessi criteri.
4. Vale per atti scritti con e senza IA: è metodo redazionale, non una tecnica legata all'IA.

La checklist è il rito che precede ogni firma. Funziona perché sta fuori dalla fretta del momento: ti obbliga a fermarti, a scorrere le voci una per una e a rispondere a domande precise prima di firmare.

Le dieci voci di base

Queste sono le dieci voci essenziali da cui parto. Ogni ufficio poi aggiunge le sue.

1. Oggetto chiaro e sintetico: si capisce da solo, si trova facilmente in una ricerca, al massimo una o due righe.
2. Premessa con Visti, Considerato, Ritenuto: tre sezioni distinte e coerenti tra loro.
3. Riferimenti normativi verificati uno per uno: nessuna invenzione, controllo puntuale.
4. Coerenza tra premessa e dispositivo: la logica interna regge.
5. Dispositivo numerato e formula corretta: «DETERMINA che», «DELIBERA», «DECRETA».
6. Importi e dati numerici controllati: calcoli, IVA, totali, decimali.
7. Imputazione contabile coerente, se c'è una spesa: capitolo, esercizio, copertura.
8. Linguaggio amministrativo formale ma chiaro: tecnico, non oscuro.
9. Sintesi: nessuna parte ridondante, ogni periodo aggiunge informazione.
10. Sottoscrizione e dati identificativi corretti: firmatario, ruolo, data.

Sono il minimo comune denominatore della qualità di un atto. Stamparla, plastificarla e tenerla accanto alla scrivania non è una battuta: funziona davvero.

Adattarla al tuo ufficio

Una checklist generica funziona, una su misura funziona molto meglio. Adattarla è un lavoro di gruppo, non individuale: serve anche a costruire un linguaggio comune nell'ufficio.

Quattro mosse pratiche:

• Aggiungi le voci del tuo settore: contratti, personale, ambiente, sanità, fondi europei e così via.
• Togli le voci che non ti servono: se non produci atti con un quadro economico, la voce 7 non ti riguarda.
• Coinvolgi tutto l'ufficio: una checklist condivisa è uno strumento di squadra, non un obbligo calato dall'alto.
• Rivedila ogni sei mesi: norme e prassi cambiano, e la checklist deve seguirle.

Il momento del presidio umano

C'è una frase che ripeto sempre in aula quando si arriva alla firma:

L'IA propone, l'umano dispone.

La checklist è il modo ordinato di esercitare questo presidio: il momento in cui rileggi l'atto prima di firmarlo, chiunque o qualunque cosa l'abbia scritto. Vale per un atto scritto a mano, per uno generato dall'IA e per uno nato da un misto delle due cose.

Dal punto di vista giuridico il punto è semplice: firmare significa assumersi tutta la responsabilità. Non è una formalità: è il momento in cui l'intera responsabilità ricade sul firmatario. All'IA possiamo affidare la fatica della scrittura, mai la responsabilità della firma. Sono due piani separati.

Se in ufficio qualcuno ti chiede «quindi adesso firma l'IA?», la risposta è sempre la stessa: l'IA accelera, ma non firma. Mai.

Un consiglio per cominciare: prendi un atto che hai scritto la settimana scorsa e provaci sopra uno dei tre prompt di revisione. Bastano cinque minuti e un caffè, e con buona probabilità troverai due o tre cose che ti erano sfuggite. È così che la revisione con l'IA smette di essere un esperimento e diventa parte del tuo metodo.